¿Qué es un Sistema de Gestión de Proceso?

un sistema de es una metodología que normalmente se utiliza para planificar, supervisar y gestionar un proceso de negocio. La término se utiliza para explicar todos los pasos seguidos para obtener una mejor comprensión de las necesidades del cliente, y determinar la manera más costo-efectiva para satisfacer esas necesidades. Es importante señalar que un sistema de puede ser una serie de pasos y tareas, o un sistema de programas informáticos. Independientemente del tipo de sistema, hay una serie de tareas específicas y las medidas que normalmente deben ser completados.

Cada sistema de gestión de procesos típicamente involucra seis tareas, todos los cuales deben completarse en orden. La primera tarea es definir el proceso, entender las necesidades del cliente, así como los riesgos y desafíos a la organización en satisfacer esas necesidades. Un proceso claramente definido por lo general es esencial ya que el equipo de analistas de negocio volverá a tratar este tema continuamente durante la duración del proyecto.

La visualización del proceso ideal es la siguiente tarea. Este proceso requiere una comprensión clara del proceso, las normas de la industria, las regulaciones gubernamentales y las demás normas que rigen el proceso de negocio. Además de comprender los requisitos de un tercer partido, la actual estructura de la organización, y todos los sistemas ya existentes también deben tenerse en cuenta.

Las mediciones son la mejor manera de desarrollar una línea de base del proceso de negocio actual y determinar cómo la aplicación de un sistema de gestión del proceso de ayuda en las operaciones de negocio. Específicamente, la información sobre la tasa de rotación, el tiempo de procesamiento, el tiempo de respuesta de los clientes, y que los retrasos o cuellos de botella debe ser documentado. Estos valores se hará referencia a través de la aplicación del sistema de gestión de procesos y debe ser utilizado después de los cambios se aplican para evaluar el éxito del proceso.

Los controles internos son necesarios en cualquier proceso, y los controles actuales normalmente deben estar documentados. Cuando se utiliza un sistema de gestión de procesos, es esencial incluir el desarrollo y la aplicación de los controles internos en el sistema. Estos controles son necesarios para administrar el acceso, ofrecer pistas de auditoría, y apoyar la organización.

Durante la aplicación de un sistema de gestión de procesos, hay dos tipos de informes que se elaboren. Los informes de actividades están previstas en cada fase y se distribuyó a las partes interesadas y los dueños de procesos de negocio. El propósito de estos informes es mantener a todos informados de la situación del proyecto y documentar toda la información adquirida en el proceso. El segundo tipo de informe se basa en las operaciones realizadas, se determinaron las cuestiones, las tasas de rotación, y otros valores normalmente se utiliza para medir el desempeño.

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