¿Qué es una División de Adquisiciones?

División de es un departamento o sección que tiene la responsabilidad de adquirir los bienes y los servicios necesarios para operar una empresa o municipio. Con el fin de cumplir con esta responsabilidad, la división es que normalmente se concede autoridad para negociar contratos con los proveedores, la cantidad límite de compra, y generar órdenes de compra para que coincida con los pedidos aprobados. Una división de también pueden ser autorizados a emitir solicitudes de propuestas (RFP) a fin de identificar los mejores vendedores para un determinado bien o servicio. Gracias a las comunicaciones modernas, hay una serie de excelentes sistemas de que puede ayudar a una división en la función diaria de pedidos, seguimiento y recepción de los bienes y servicios.

Una de las principales ventajas de una división de adquisiciones es que la centralización de la función de adquisición permite estandarizar los procedimientos de compra. Esto a menudo puede conducir a un mejor control del proceso contable, ya que todos los pedidos se realiza mediante un organismo central, en lugar de cada departamento o división de la empresa u otra entidad pedido de bienes y servicios por su cuenta. Con las adquisiciones que tienen lugar a través de un gasoducto, es mucho más fácil hacer un seguimiento de los gastos y mantenerlos dentro de lo razonable.

Otro de los beneficios de la División de Adquisiciones es la capacidad para hacer compras de volumen en los artículos necesarios en múltiples departamentos. Por ejemplo, que se puede rastrear el uso de material de oficina en todos los departamentos pueden ayudar a determinar cuántos de resmas de papel son necesarios para mantener el negocio operativo en un plazo determinado. Con estos datos, las personas dedicadas a la compra de la contratación por lo general puede resultar en un precio unitario más bajo por un pedido grande con un proveedor, lo que ahorra dinero a la compañía. Esto sería difícil de lograr sin algún tipo de proceso central de compras.

no es inusual para una división de adquisiciones que invite también a los proveedores a participar en un proceso de licitación para el negocio de la empresa. Esto significa que la división tiene la capacidad de iniciar y supervisar los contratos que se cierran en las tarifas especiales para diversos productos y servicios, al menos por un período de tiempo determinado. La división puede utilizar este modelo como parte de los suministros de adquisición, o incluso si la empresa o el municipio participa en un proyecto de construcción.

En general, los están estructuradas para operar con integridad y honestidad. Normalmente hay una serie de controles y equilibrios en el sistema para hacerlo más difícil de eludir los procedimientos establecidos, o para las personas que trabajan dentro de la división de recibir una compensación especial a cambio de un contrato de proveedor. Como con cualquier departamento o división que se ocupa de las finanzas de cualquier tipo, una división de adquisiciones es auditada periódicamente, al menos una vez al año. Esto ayuda a asegurarse de que los procedimientos se están siguiendo y que todas las transacciones se llevan a cabo de una manera que es legal y ético.

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